Stichting Hematon doet haar uiterste best om leden en andere contacten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch is het mogelijk dat er zaken fout gaan of niet zoals afgesproken. Hierbij kan bijvoorbeeld sprake zijn van:

• ongewenst gedrag;
• seksuele intimidatie;
• pesten;
• discriminatie;
• schending van de privacy;
• schending van de belangen van Hematon en haar vrijwilligers;
• het beleid van Hematon.

Iemand die van oordeel is dat hij te maken heeft (gehad) met persoonlijk schadelijk gedrag, kan een klacht indienen bij Stichting Hematon.

Deze klachtenregeling geldt voor:

• donateurs van Hematon;
• vrijwilligers, inclusief het bestuur van Hematon;
• de raad van toezicht;
• externe adviseurs;
• overigen die op enigerlei wijze bij Hematon zijn betrokken.

Vertrouwenspersoon

Er kan een beroep worden gedaan op een externe vertrouwenspersoon die de persoon die een klacht heeft, kan bijstaan en adviseren. De vertrouwenspersoon kan in overleg met betrokkenen ook kijken of er tot een oplossing van het gesignaleerde probleem kan worden gekomen. De vertrouwenspersoon kan de klager desgewenst ondersteunen bij het indienen van een klacht bij Hematon en de afhandeling daarvan. De vertrouwenspersoon is Babette Blom, zelfstandig coach en bemiddelaar.

Hoe een klacht indienen?

• Een klacht is een klacht wanneer de klager dit als zodanig aangeeft.
• Een klacht wordt per e-mail (dit heeft de voorkeur) of per brief, dus schriftelijk, ingediend bij het secretariaat van Hematon. E-mail: secretaris@hematon.nl of brief: Stichting Hematon, t.a.v. secretariaat, Postbus 8152, 3503 RD Utrecht. Het secretariaat stuurt een ontvangstbevestiging.

De aangeklaagde wordt geïnformeerd zodra er een klacht over hem of haar is binnengekomen.

Wanneer het om vermoeden van een strafbaar feit gaat, moet Hematon hier direct melding maken bij het Openbaar Ministerie. Een klacht wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 werkdagen beantwoord. Mocht dit niet te verwezenlijken zijn dan wordt de klager hierover geïnformeerd en wordt afgesproken op welke termijn de klacht wordt afgehandeld. Zo nodig worden gesprekken gevoerd met de klager en de aangeklaagde.

Afhandeling

Alle klachten worden geregistreerd op een klachtenformulier en verzameld in een klachtenmap. De volgende gegevens worden genoteerd door het secretariaat:

• de datum waarop de klacht binnenkomt;
• op welke manier de klacht binnenkomt (schriftelijk of per e-mail);
• naam, adres, huisnummer, postcode, plaats en telefoonnummer van de klager;
• type klacht;
• omschrijving van de actie die Stichting Hematon onderneemt naar aanleiding van de klacht;
• de datum waarop de klacht is afgehandeld.

Het dagelijks bestuur neemt binnen 30 dagen na afhandeling van de klacht een besluit over te nemen maatregelen. De klager wordt hierover geinformeerd.

De documenten die betrekking hebben op de klacht worden niet langer dan twee jaar bewaard.

Centrale klachtencommissie

Als de klager ontevreden is over de wijze waarop de klacht is afgehandeld, kan hij schriftelijk bij de centrale klachtencommissie van de NFK in beroep gaan. Het klachtenformulier, evenals nadere informatie over de procedure kan men krijgen via het directiesecretariaat@nfk.nl of via telefoon 030-291 60 90.